Aufgabenbereich

• Pflege der Kursdatenbank (KDB) sowie Durchführung aller teilnehmer:innenbezogenen Verwaltungsaufgaben (eAMS/MeinAMS, Kursdatenbank, Moodle)
• Unterstützung der Teamleitung bei Abrechnungen, Kontrollen und vorbereitenden Tätigkeiten
• Front- und Back-Office inkl. Telefondienst sowie administrative Schnittstelle zu Auftraggeber:innen, Kund:innen und Kolleg:innen
• Allgemeine Büroorganisation (Rechnungsprüfung, Ablage, Annahme von Lieferungen)
• Erstellung, Verteilung und Ablage von Dokumenten (z. B. Mappen, Zeugnisse, Kursbestätigungen, Zeitnachweise)
• Versand und Ablage von Berichten
• Bearbeitung von E-Mails von AMS-Kund:innen und Kursteilnehmer:innen (Krankmeldungen, Bewerbungen, Anfragen zu Ausbildungen und Kursstarts)
• Administrative Unterstützung bei Social-Media-Aktivitäten
• Aktualisierung und Verwaltung von Inhalten der Website
• Ausgabe von Materialien und Verwaltung der Medienausstattung

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung und/oder einschlägige Berufserfahrung im administrativen Bereich
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (v. a. MS Word, Excel)
• Gutes Verständnis für Datenbanken und administrative Prozesse
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Problemlösungskompetenz
• Belastbarkeit bei hoher Arbeitsauslastung
• Grundkenntnisse in Moodle
• Bereitschaft zur Absolvierung einer Ersthelfer:innen-Ausbildung

Wir bieten

• Eine interessante Tätigkeit in einem wertschätzenden und familienfreundlichen Umfeld
• Laufende fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Sozialleistungen (Essensgutscheine, Altersvorsorge etc.)
• Zusätzliche dienstfreie Tage
• Umfangreiche gesundheitsfördernde Angebote

Abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation bieten wir ein monatliches Bruttogehalt ab Euro 2.744,96 (Basis Vollzeit).

Wenn Sie Teil des Teams des führenden Instituts beruflicher Erwachsenenbildung in Wien werden wollen, freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung (zH Leo Aichinger).