Application Process

Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt BFI Wien den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch BFI Wien informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von BFI Wien besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von BFI Wien und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit BFI Wien zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von BFI Wien in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für BFI Wien eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

Datenschutzerklärung

Präambel

Wir freuen uns, dass Sie sich beim BFI Wien bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.

Das Berufsförderungsinstitut Wien (nachfolgend “BFI Wien“, wir, uns), Alfred-Dallinger-Platz 1, 1030 Wien, datenschutz@bfi.wien ist als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle im Sinne des Art 4 Z 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu qualifizieren. Prescreen fungiert in diesem Verhältnis als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art 4 Z 8 DSGVO.

Die New Work SE, Strandkai 1, 20457 Hamburg (nachfolgend "onlyfy Prescreen“) verarbeitet im Rahmen ihrer Tätigkeiten personenbezogene Daten im Auftrag und für die Zwecke des BFI Wien, also jenes Unternehmen, mit dem Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung in Kontakt treten wollen.

Für onlyfy Prescreen und das BFI Wien ist der Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer Daten von besonderer Bedeutung. Selbstverständlich werden Ihre Daten ausschließlich entsprechend den jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) und dem österreichischen Telekommunikationsgesetz (TKG) verarbeitet. Diese Datenschutzerklärung entspricht außerdem allen gesetzlichen Voraussetzungen, die mit Inkrafttreten der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtend wurden. Die DSGVO gilt ab 25. Mai 2018.

In keinem Fall werden onlyfy Prescreen und das BFI Wien Ihre personenbezogenen Daten unbefugt zu Werbe-, Marketing- oder anderen Zwecken an Dritte weitergeben.

Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie sich per E-Mail über support@prescreen.io an den Auftragsverarbeiter wenden oder über datenschutz@bfi.wien an den für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Kontaktieren Sie das Unternehmen onlyfy Prescreen per E-Mail, so wird onlyfy Prescreen Ihre E-Mail auch an den Verantwortlichen, das BFI Wien weiterleiten.

Das BFI Wien verarbeitet und nutzt die erhobenen, personenbezogenen Daten zum Zwecke des Recruitings (KandidatInnensuche, Screening und BewerberInnenauswahl), zur Unterbreitung von Jobangeboten der Einstellung neuer MitarbeiterInnen und damit verbundener administrativer Prozesse.

Das BFI Wien hat mit onlyfy Prescreen einen Auftragsverarbeitervertrag nach DSGVO Art.28 abgeschlossen. Prescreen ist damit zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzbestimmungen, sowie der Bestimmungen zu Datenschutz und Geheimhaltung nach diesem Vertrag verpflichtet.

Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Für Fragen zum Datenschutz verwenden Sie bitte die E-Mail-Adresse datenschutz@bfi.wien.

Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, aus denen Rückschlüsse über Ihre persönlichen oder sachlichen Verhältnisse gezogen werden können oder die Sie identifizierbar machen.

Welche Daten werden gesammelt?
Für die automatisierte Verarbeitung Ihrer Bewerbung werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
Freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
Von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
Die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
Weitere Daten/ Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn (ggf. anpassbar durch den Kunden)
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten.

onlyfy Prescreen verarbeitet im Auftrag des BFI Wien auch die schriftliche, elektronische Kommunikation, die zwischen Ihnen und dem Unternehmen, für das Sie sich bewerben, stattfindet. Des Weiteren verarbeitet onlyfy Prescreen Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden.

Darüber hinaus verarbeitet onlyfy Prescreen bei Zugriff auf die Domain jobbase.io folgende automatisiert erhobenen Nutzungsdaten (Speicherfrist: 12 Monate):

Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs
Browsertyp/ -version
verwendetes Betriebssystem
URL der zuvor besuchten Webseite
übertragene Datenmenge
anhand der IP-Adresse wird ein GeoIP Lookup durchgeführt
Name der abgerufenen Dateien
http-Status-Code (z.B. „Anfrage erfolgreich“)
URL der aufgerufenen Webseite
Zugriffsart (GET, POST)

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Cookies:
onlyfy Prescreen setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Onlinebewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen. Unsere verwendeten Cookies finden Sie in unseren Datenschutzhinweisen unter: https://prescreen.io/de/datenschutzerklaerung/

Empfänger der Daten:
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung erhobenen Daten werden weder veröffentlicht noch unberechtigt, insbesondere also ohne Ihre Einwilligung, an Dritte weitergegeben.

Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb des Unternehmen BFI Wien an Bereiche (Personalabteilung, Abteilung, in der dann die Beschäftigung stattfindet) und Personen weitergegeben, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen bzw. zur Umsetzung des berechtigten Interesses benötigen.

onlyfy Prescreen und das BFI Wien können rechtlich zur Herausgabe Ihrer Daten verpflichtet sein, wenn sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen des Auftraggebers vor einer Behörde notwendig ist.

Will das BFI Wien Ihre Daten in einer Weise nutzen, die über das vorstehend Beschriebene hinausgeht, werden wir vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen.

Speicherfristen
Personenbezogene Daten von abgelehnten BewerberInnen werden für eine maximale Dauer von sieben Monaten, beginnend mit dem Tag der Ablehnung der Bewerbung, gespeichert.

Falls Sie im Zuge Ihres Bewerbungsverfahrens eine längere Speicherdauer bevorzugen, benötigt das BFI Wien Ihre Einwilligung (etwa um Ihren Bewerbungsprozess später fortzuführen). In diesem Fall bitten wir Sie, diese Einstellungen bei der Registrierung entsprechend vorzunehmen.

Längere Speicherfristen können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor einer Behörde notwendig sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist.

Ihre Rechte bezüglich gespeicherter Daten
Sie haben das Recht auf unentgeltliche Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten das BFI Wien von Ihnen verarbeitet. Weiteres haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Zwecks Geltendmachung dieser Rechte oder Einholung zusätzlicher Informationen zu diesen wenden Sie sich bitte per E-Mail an Berufsförderungsinstitut Wien (BFI Wien), Alfred-Dallinger-Platz 1, 1030 Wien, datenschutz@bfi.wien

Erteilte Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden. Dafür wenden Sie sich bitte an Berufsförderungsinstitut Wien (BFI Wien), Alfred-Dallinger-Platz 1, 1030 Wien, datenschutz@bfi.wien

Unsere Datenschutzerklärung und unsere diesbezügliche Verantwortung und Haftung erstrecken sich grundsätzlich nicht auf Webseiten von Drittanbietern, auf die wir verlinken oder auf die Sie weitergeleitet werden. In weiterer Folge sind wir auch nicht verantwortlich für Datenverarbeitungen, die in diesen Fällen von den Betreibern dieser Websites durchgeführt werden.

Wir stützen die Datenverarbeitung auf folgende Rechtsgrundlagen:
Das BFI Wien verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-DSGVO und dem österreichischen DSG.

Rechtsgrundlage für Ihre Bewerbung ist Art.6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen. Die siebenmonatige Aufbewahrungsfrist nach Zugang einer Absage ergibt sich aus unserem Recht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und wir stützen dies auf §26 Abs1/§29 Abs. 1 GIBG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG.

Speichern wir Ihre die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus (zur Aufnahme in den Bewerberpool) zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren, so verarbeiten wir Ihre Daten auf Basis von DSGVO Art. 6 Abs.1 lit. a bzw. DSGVO Art.9 Abs.2 lit.a.

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis, können wir die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bzw. zur Ausübung und Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvertrag) ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist. Dies stützen wir auf DSGVO Art.6 Abs.1 lit. b bzw. lit. f. Die berechtigten Interessen ergeben sich aus unserem Recht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw., zur Abwehr von immateriellen und materiellen Schaden am Unternehmen.

Profiling:
Ihre Daten unterliegen keiner automatisierten Entscheidungsfindung oder Profiling.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

Was passiert, wenn Sie Ihre Online-Bewerbung unterbrechen?
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an jobbase.io statt. D.h. von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in jobbase.io erfasst.

Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für unser Unternehmen eingeschränkt einsehbar.

Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.

Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbung abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von sieben Monaten nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nach dem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genaue Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.

Beschwerde bei der Datenschutzbehörde
Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten entgegen geltenden Rechtsvorschriften verarbeiten, können Sie bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder bei der sonst zuständigen Aufsichtsbehörde (insbesondere im Mitgliedstaat Ihres Wohn- oder Arbeitsortes) Beschwerde erheben. Die Kontaktdaten der für Österreich zuständige Datenschutzbehörde lauten: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at

Kontaktdaten des datenschutzrechtlich verantwortlichen Unternehmens
Berufsförderungsinstitut Wien (BFI Wien), Alfred-Dallinger-Platz 1, 1030 Wien, datenschutz@bfi.wien

Version: 23.05.2023